Power 2 Stay Ahead

Designa kontoret rätt: Arbeta effektivare

Det öppna kontoret är här för att stanna. Ett arbetssätt där medarbetarna spenderar allt mindre tid på en och samma kontorsplats driver utvecklingen mot flexibla kontorslandskap utan fasta platser. Stängda kontor är en relik man inte ens skymtar på de mest traditionella bankerna. Samtidigt visar forskning att man i öppna kontorslandskap i snitt blir avbruten var 11:e minut och att det tar 23 minuter att återfå koncentrationen. Bland de företag som ligger i framkant, är rätt kontorsdesign nyckeln till ett effektivt arbetssätt.

- Ett bra kontor är anpassat till verksamheten och stödjer medarbetarna så de kan utföra sitt arbete på ett bra sätt. Uppgifter som kräver koncentration behöver tysta platser, medan grupparbete kräver en annan typ av lokaler, säger Susanna Toivanen, forskare inom arbetsmiljö och hälsa vid Stockholms Universitet.

När Tele2 våren 2014 skulle bygga ett nytt huvudkontor i Kista var anledningen framförallt att man med hjälp av kontorets design ville etablera ett helt nytt arbetssätt. Projektet fick namnet Tele2 Way@Work och leddes av Birgit Imponen.

- Vi ville bygga ett kontor som verkligen reflekterade vår företagskultur och det vi som företag vill åstadkomma. Vi visste att de bästa idéerna ofta kläcks tillsammans med andra och ofta under mer informella former så som vid kaffemaskinen eller i köket, därför ville vi försöka ta den miljön ut i hela kontorslandskapet, säger Birgit Imponen.

Tidigare satt Tele2 i ett traditionellt kontorslandskap men man såg att det fanns behov av att ibland behöva gå undan och jobba mer fokuserat. Att företag har svårt att hitta den rätta balansen mellan individuellt och kollaborativt arbete syns tydligt i Tele2:s nyligen publicerade rapport, Power 2 Stay Ahead, där bara sex av tio svenska företag svarar att de har ytor som är lämpade både för samarbete och för ostört arbete.

Utmaningen för Tele2 var att kombinera önskan om att bli en arbetsplats som gynnade samarbete men utan att tumma på behovet av fokus och lugn.

- Vi valde att bygga ett så kallat aktivitetsbaserat kontor, men för oss var det ytterst viktigt att detta inte var någon generell etikett utan att dessa aktiviteter verkligen reflekterade vår verksamhet. Bland annat gjorde vi en beläggningsstudie för att förstå hur ofta man sitter på sin plats. Under en veckas tid mätte vi en gång i timmen närvaron på våra kontorsplatser och såg att vi i snitt hade en beläggning på 38 procent, berättar Birgit Imponen.

Förutom beläggningsstudien lät Tele2 också göra en undersökning om hur det interna arbetet såg ut, vilket visade att arbetet till 60 procent utfördes individuellt och till 40 procent kollaborativt. Målet var att ändra balansen så att majoriteten av arbetet utfördes tillsammans. Utifrån detta designades kontoret så att 60 procent av ytan stödde samarbete och de resterande 40 procenten var till för individuellt arbete.

Men i dagens digitala samhälle handlar inte lyckat samarbete alltid om det utbyte som sker på den fysiska arbetsplatsen. Sju av tio arbetande millennials skulle vara mer nöjda med sitt arbete om de hade möjligheten att jobba hemifrån. Dock visar Tele2:s rapport att enbart fyra av tio svenska företag har gjort det möjligt för sina medarbetare att göra detta obehindrat.

För att möjliggöra ett mer flexibelt arbetssätt är välfungerande IT-lösningar avgörande.

- Idag möjliggör den trådlösa kommunikationen ett flexibelt arbetssätt som gör att det kvittar om du sitter på kontoret, hemma eller på landet. Något som vi i branschen talat om länge är video som arbetsverktyg. Tekniken var tidigare inte mogen, men idag finns möjligheten vilket skapar helt nya sätt att arbeta och vara tillgänglig på, säger Håkan Stenbeck, Head of B2B Delivery på Tele2.

I Tele2:s fall blev man helt enkelt kund till sig själv.

- Vi utrustade samtliga av våra konferensrum med vår egen videokonferensutrustning och vi valde att ha samma utrustning i alla rum. Detta var extra viktigt då vi inte vill att man ska känna att man är tvungen att gå till ett specifikt rum för att få tag på någon speciell utrustning - då blir man också mer mobil och kan hoppa in var som helst, säger Birgit Imponen.

Ladda ner vår rapport och få fler tips på hur du kan utforma ditt kontor för maximal effekt och minimera stress på arbetsplatsen. 

Jobba smart och flexibelt

Tele2 erbjuder mobila tjänster passar företag i alla storlekar och branscher. Är ni ett företag som helt och hållet jobbar mobilt eller är har ni högre krav på flexibla IT- och telekomlösningar? Läs mer eller kontakta oss så berättar vi mer om vad vi kan erbjuda ert företag!

Bli kontaktad av våra kunniga rådgivare.
Fyll i dina uppgifter så kontaktar vi dig inom kort.

Fyll i dina uppgifter så kontaktar vi dig snarast.

Jag är intresserad av:

Jag vill ha: