Effektivitet, proaktivitet och innovation med integrerade system

Scania grundades i Södertälje redan 1891. Här byggdes den första svenska bilen 1897, och den första lastbilen tillverkades 1902. Mycket har hänt sedan dess.

Idag är Scania en av världens största leverantörer av transportlösningar som lastbilar, bussar och industrimotorer, och levererar närmare 100 000 fordon årligen. Lastbilarna byggs i moduler, sammansatta av delar som är gjorda för att kunna passa i många olika modeller av fordon. Produktionen finns på ett flertal platser i världen, och delarna till lastbilarna skickas dessutom som byggsatser till andra enheter i världen där lastbilarna sedan monteras på plats. Kunderna finns inom alla segment och i alla delar av världen, och företaget har mer än 58 000 medarbetare i över 100 länder, varav närmare 20 000 arbetar i Sverige.

En så pass omfattande verksamhet kräver också en omfattande it-infrastruktur. Inom avdelningen Scania IT arbetar omkring 1 400 personer, och dessutom tillkommer medarbetare som arbetar med it-frågor på de olika lokalkontoren.

Robert Beiron är chef för enheten Scania Telecom Services, där han leder sju medarbetare med expertis inom telekomtjänster som contact center, växel och mobil inomhustäckning. Enheten ansvarar även för att leverera telefoni till omkring 20 000 användare i Sverige, inklusive Scanias contact center med omkring 800 agenter samt verkstäder och andra enheter. I stort sett all telefoni är mobil, med undantag för interna larmnummer.

­– Att hantera telefoni kan låta enkelt, men Scania har ett komplext system där vi behöver tillgodose många olika behov och önskemål från användarna. Allt detta kräver en väldigt hög nivå av kunskap, och vi behöver också vara medvetna om hur pass avancerat det här är för Scania. Vi som arbetar med telefoni måste alltid kunna leverera, och vi behöver finnas där användarna finns, förklarar Robert Beiron.

Kommunikation är av högsta vikt för Scania – det finns ett stort behov av att alltid vara på tårna och se till att verksamheten hålls igång.

– Alla måste kunna kommunicera med varandra snabbt, exempelvis om det skulle bli problem med en lastbil som behöver åtgärdas direkt. Fungerar det inte så drabbas kunderna. Kommunikationen påverkar kundnöjdheten i mycket hög grad, säger Robert Beiron.

Telefoni som strategiskt val

Många företag väljer idag att kommunicera via lösningar som Teams, men Scania har inte övergett tanken på att telefonin är strategiskt viktig för verksamheten. När medarbetarna behöver nå varandra snabbt är mobilen det bästa alternativet. Telefoniplattformarna drivs av Tele2.

– Telefonin är betydligt bättre och har högre tillgänglighet idag än för tio år sedan. En annan fördel är att vi på Scania inte behöver stå för någon utveckling, utan vi får i stället agera kravställare, säger Robert Beiron.

– Vi jobbar mycket med riskhantering när det gäller telefoni i kristider. Medvetenheten om säkerhet har ökat under senare år, och även här arbetar vi nära Tele2 för att planera och framtidssäkra, fortsätter han.

Integrerade system skapar effektivitet och proaktivitet

Scania befinner sig i en omställning, där innovation och digitalisering för att skapa mer hållbarhet är drivkraften. Företaget har bland annat gått från att i huvudsak äga och drifta sina kommunikationslösningar, till att i stället köpa tjänster.

Övergången till att köpa tjänster inleddes 2017, när Scania skulle byta ut sin telefoniplattform. Scania landade i beslutet att köpa telefoni som tjänst, ett koncept som då var relativt nytt och oprövat för dem. I samband med övergången uppstod diskussionen om att använda molntjänster, vilket resulterade i en plattform hos Tele2 som är designad och utvecklad för Scanias behov och förutsättningar. 2020 började Scania även använda självserviceportalen Tele2 Service Online, TSO.

– Vi gick över till TSO i samband med att vi upphandlade en ny växel. Då fanns ingen integration mellan systemen, men vi kunde åtminstone jobba i ett modernt gränssnitt, säger Robert Beiron.

Samtidigt aktualiserades behovet av att få bort det tidskrävande arbetet med att ta emot och leverera ordrar av telefonitjänster från Scanias medarbetare. Möjligheten fanns inte i det befintliga systemet, utan Scania behövde tänka nytt. Svaret blev en av världens största plattformar för e-handel, Service Now, som i Scanias regi går under namnet Scania Now. Scania Now fungerar som en intern e-handel, där medarbetarna bland annat kan beställa mobilabonnemang, datapaket och växeltjänster.

– Tidigare använde vi ett egenproducerat system där medarbetaren skrev in vad hen ville beställa, varpå en beställning skickades som pdf till min avdelning. Allt arbete gjordes manuellt, vilket också betydde flera onödiga mellansteg. 2017 hade vi fyra personer som arbetade enbart med att hantera ordrar, berättar Robert Beiron.

När Scania Now infördes beslutade Robert Beiron omgående att bygga integrationer till TSO. Att sätta upp arkitekturen för hur integrationen skulle se ut innebar ett omfattande arbete, men resultatet är över förväntan – ledtiderna från beställning till leverans har kortats ner avsevärt, orderflödet kan hållas igång alla dagar och tider under året, och det manuella arbetet har nästan försvunnit. Genom att eliminera det manuella arbetet försvinner dessutom risken för eventuella fel orsakat av den mänskliga faktorn, och Robert Beirons avdelning har full kontroll över Scanias närmare 20 000 abonnemang.

– Min avdelning har gått från elva till sju personer, och den tidsbesparingen beror till största delen på integrationen. Det går inte ens att tidsuppskatta vilken vinst det här har inneburit för oss. Vi har fortfarande mycket att göra, men idag kan vi använda vår tid till nya och mer utvecklande uppgifter. Både mitt team och våra interna kunder, Scanias medarbetare, är väldigt nöjda, säger Robert Beiron.

– Vi har kunnat ställa om personalen från att jobba väldigt reaktivt till att idag fokusera mer på innovation, utveckling och proaktivt arbete. Medarbetarna har gått från att vara handläggare till att bli innovatörer, fortsätter han.

Green IT ger hållbara it-lösningar

Hållbarhet är huvudfokus i Scanias innovationsarbete. Hållbarhetsarbetet fokuseras på tre områden: koldioxidminskning, social hållbarhet och cirkuläritet, och det sträcker sig betydligt längre än till fordonen.

Inom Scania IT är Green IT ett viktigt koncept. Frågan om hur man kan skapa mer hållbara lösningar är en stor del av det dagliga arbetet och ständigt uppe för diskussion.

– Inom Scania arbetar vi aktivt för att skapa hållbara it-lösningar, exempelvis genom att välja mobil som tjänst. Alla mobiltelefoner ska lämnas tillbaka och återvinnas efter ett byte, och vi har även tagit bort fysiska SIM-kort och de tillbehör som följer med mobilerna. Det är små saker som ändå påverkar miljön när det handlar om ett stort antal användare, som här på Scania, berättar Robert Beiron.

Precis som inom många andra verksamheter är AI något som diskuteras mycket, inte minst ur en hållbarhetsaspekt. Inom Scania vill man använda AI mer, men det är samtidigt ett problem eftersom det drar mycket energi.

– Det viktiga är att skapa medvetenhet. Den finns där, och viljan finns, men det är ändå inte alltid enkelt att implementera hållbarheten i vardagen. Vi behöver nyttja de tjänster och program som finns tillgängliga, och vi behöver använda lösningar som drar mycket energi och data för att kunna jobba effektivt, säger Robert Beiron.

En bransch i framkant

Scanias framgångar bygger på de kärnvärden som präglar allt från arbetssätt till hur verksamheten ska bedrivas. Värdeorden kunden först, respekt för individen, eliminering av slöseri, beslutsamhet, laganda och integritet visar vägen både bland medarbetarna och i mötet med kunder och samhället i stort.

– Eliminering av slöseri och ständiga förbättringar är viktiga ledord och något som vi samlas kring inom min enhet, berättar Robert Beiron.

Kärnvärdena är också en vägvisare mot det viktigaste målet – att vara ledande i omställningen till en mer hållbar fordonsindustri. Fordonsbranschen har tidigare betraktats som en del av problemet med ökande koldioxidutsläpp, men idag är branschen och stora tillverkare som Scania i stället en del av lösningen.

– Vi har gått från att vara en tillverkare av lastbilar till att bli en producent av hållbara transportlösningar, konstaterar Robert Beiron.

2015 började man prata om alternativa bränslen på Scania, och sedan dess har utvecklingen gått snabbt. Idag beräknar Scania klimatpåverkan på allt de gör enligt standarden Green House Gas Protocol, och de har satt upp så kallade Science Based Targets där de bland annat förbinder sig att minska sitt koldioxidutsläpp med 50 procent till 2025, beräknat från basåret 2015.

Ett avgörande steg i hållbarhetsarbetet är utvecklingen av batteridrivna fordon, en utveckling som pågår i hög takt och innebär stora investeringar för Scania. Men även om eldrivna personbilar är vanliga idag, är det fortfarande ny, obruten mark att sälja lastbilar som går på batterier.

– Det tar tid, men det kommer att hända. Vi ser ett stort intresse och en stark vilja att byta till elfordon på marknaden, säger Robert Beiron.

Utöver utvecklingen av batteridrivna fordon satsar Scania även stort med egna bolag som bygger laddinfrastruktur, ibland i samverkan med andra stora tillverkare. Parallellt pågår även utvecklingen av så kallade fossilmotorer, som blir bättre och allt mer effektiva.

– Det här är en omställning som måste ske, annars kommer hela branschen självdö, konstaterar Robert Beiron. Tillverkare som Scania driver på utvecklingen, men kunderna måste följa med.

Fordonsbranschen förändras, och ett område som går snabbt framåt är utvecklingen av autonoma fordon, exempelvis för gruvdrift. Det kan röra sig om helt självkörande fordon, eller sådana där föraren arbetar på distans. Autonoma lastbilar används än så länge främst som test, men Scania räknar med att de kommer att finnas i kommersiell drift inom några år. Den som inte följer med i utvecklingen kommer att förlora i längden, konstaterar Robert Beiron.

– Det här kräver en enorm utveckling, och det är ännu ett område där Scania och Tele2 samarbetar i frågor som rör uppkoppling som alltid måste fungera. Här kan exempelvis privata mobila 5G-nät vara aktuella, säger Robert Beiron.

Långvarigt partnerskap

Scanias samarbete med Tele2 sträcker sig närmare 30 år tillbaka i tiden – redan på 1990-talet levererades de första tjänsterna, och Tele2 har varit Scanias helhetsleverantör sedan 2010. Avtalet förlängdes 2024, och Tele2 levererar idag alla lösningar inom telefoni samt stora delar av Scanias datakommunikation.

– Om vi skulle byta leverantör idag skulle det innebära att byta ut väldigt mycket infrastruktur, exempelvis ett 30-tal mobilbasstationer, och att byta ut vår inomhustäckning som har byggts under 20 års tid. Inomhustäckningen är oerhört viktig för oss, eftersom vi är i princip helt mobila idag och dessutom har väldigt stora utrymmen och lokaler. Utöver infrastrukturen finns det också väldigt mycket erfarenhet och kunskap om hur allt fungerar, säger Robert Beiron.

Vad är viktigt när ni väljer samarbetspartner?

– För oss är det väldigt viktigt att ha kontinuitet, och med den långa relationen vi har med Tele2 kommer också en stor förståelse från Tele2 vad gäller Scanias behov och verksamhet. Vi har idag ett kundteam på sju väldigt kompetenta personer från Tele2. De har jobbat länge, och även om någon kommer in som ny är personen generellt väldigt snabb att ta till sig vårt arbetssätt. Det är hög kompetens på dem som kommer in till oss från Tele2, och vi har ett väldigt bra samarbete med hela teamet, säger Robert Beiron.

– Partnerskapet är viktigt. Det handlar om hur man jobbar ihop, flexibilitet, att vara pragmatiska och förstå varandra, fortsätter han.

Varför har ni valt att samarbeta med Tele2 under så många år?

– Vi fortsätter jobba med Tele2 därför att det är en partner. Det är det som är skillnaden. Man kan tro att man blir en partner genom att skriva på ett avtal, men det blir man när man har samarbetat länge. Annars är man bara en leverantör, avslutar Robert Beiron.