Öppen samverkan

Demografins utveckling en utmaning

Enligt Sveriges kommuner och landsting (SKL) är kommuner och regioner i en period med mycket stora krav på omställning. SKL förutspår stora kostnadsökningar för välfärden och ser att det kommer att råda brist på både pengar och kompetens i form av arbetskraft. Skolor, förskolor, äldreboenden, vatten- och avloppsnät behöver byggas ut för att klara de växande behoven till följd av demografin. Eftersatta investeringar behöver hanteras, liksom den pågående urbaniseringen och inte minst pandemins effekter.

Digitalisering ett viktigt verktyg för att hantera utmaningarna

Digitalisering är ett verktyg för att lösa många av utmaningarna. Men digitaliseringen kräver samtidigt nya arbetssätt och nya sätt att tänka. Varje enskild organisation måste hitta sin väg framåt och hantera digitaliseringens krav och möjligheter, och samtidigt möta medborgarnas behov. 

Att digitalisera verksamheten innebär ett gemensamt arbete från flera enheter för att säkerställa effektiv digital infrastruktur, standardisering, interoperabilitet och öppna gränssnitt. De möjligheter som kan skapas med t ex artificiell intelligens och delningsekonomi kommer samtidigt att utmana den offentliga sektorn i grunden. Det uppstår frågor om hur principer som demokrati, mänskliga rättigheter och hållbar utveckling ska upprätthållas och utvecklas.

Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) har tagit fram rekommendationer för att digitalisera den offentliga sektorn, där Informations- och Kommunikationsteknologi (IKT) är nyckeln till att skapa värde. Vägen från analog till digital beskrivs i flera steg.  

• Från att skapa IKT-stöd för existerande processer till digitalt utvecklade processer. Det innebär att skapa en effektiv, hållbar och brukardriven offentlig sektor, oavsett kanal som medborgaren använder.

• Från en informationscentrerad myndighet till en datadriven offentlig verksamhet. Myndigheter ser data som en strategisk tillgång och möjliggörare för den offentliga sektorn. Data används för att förutsäga behov, skapa leveranser, förstå prestation och svara upp mot förändringar.

• Från stängda processer och data till öppen data som norm. Myndigheten förbinder sig att lämna ut data i öppna format, samarbeta över organisationsgränser och involvera utomstående enligt principer för transparens, integritet, ansvar och för att stödja digitalt arbetssätt.

• Från myndighetsstyrd till brukardriven verksamhet som fokuserar på brukarens behov och medborgarnas förväntningar. Myndigheten arbetar med öppenhet för att förenkla för medborgare och företag att kommunicera sina behov och för myndigheten att möta dessa vid utveckling av nya tjänster. 

• Från myndighet som tjänsteleverantör till myndighet som skapar värde för medborgarna. Myndigheter skapar ekosystem som underlättar för medarbetarna att skapa effektiva regelverk och leverera kvalitativa tjänster. Ekosystemet möjliggör samarbete och kunskapsutbyte med medborgarna, företagen och civilsamhället.

• Från reaktiv till proaktiv. Myndigheter som använder arbetssätten ovan kan snabbt och proaktivt förutse och svara upp mot medborgarnas behov. En proaktiv myndighet kan ta ett helhetsgrepp i stället för att reaktivt och splittrat digitalisera delar av sin verksamhet.

IKT ses som en möjliggörare för öppen samverkan. 

Att skapa öppen samverkan med brukare

Brukarupplevelsen är resultatet av varje interaktion som en brukare har med kommun eller region. En positiv upplevelse är viktig då den kan göra medborgaren mer benägen att vilja engagera sig.

Inom offentlig verksamhet varierar givetvis brukarresorna beroende på vilken tjänst de använder,  men de delar många beröringspunkter. Många interaktioner är digitala och beroende av effektiva verktyg baserat på respektive brukarresa.

Att skapa öppen samverkan mellan medarbetare

Arbetsplatsen är en helhet där både den fysiska och digitala arbetsplatsen hänger tätt ihop med kultur och ledarskap. Arbetsplatsen handlar i grund och botten om att få medarbetarna att vilja och kunna göra ett så bra arbete som möjligt. En bra arbetsplats ökar produktiviteten och skapar bättre brukar- och medarbetarsamverkan.

Samverkan mellan medarbetare påverkar även brukarupplevelsen. Med integration mellan digitala kommunikationsplattformar och ärendehanteringssystems kan servicen till medborgarna förbättras genom att ärendet blir löst vid första kontakt. Alla relevanta medarbetare har tillgång till ärendehanteringssystemet och kan samarbeta med experter för att minska handläggningstider och antalet interaktioner. En öppen arkitektur är viktig eftersom ett kontaktcenter är navet i varje verksamhet.

Att skapa öppen samverkan med partners

Ett sätt att skapa öppen samverkan med partners är att erbjuda öppen data – en ny viktig tillgång för offentliga organisationer. Både medborgare och besökare kan korsa kommungränser flera gånger per dag – och de förväntar sig samma nivå av service oberoende av plats. Dessutom utvecklas många tjänster inom privat regi som kan bidra till nöjdare invånare. Ett exempel är olika typer av reseplanerarappar som innehåller resealternativ över region och kanske landsgränser. Hur kan man stimulera detta? Jo, via samverkan.

Ett exempel av tillämpning av öppen data är att skapa en s k digital tvilling som t ex Göteborgs Stad gör som en del av ett internationellt forskningsprojekt. Det möjliggör nya verktyg internt inom förvaltningarna för att t ex simulera stadsplanering och trafikflöden. Men det möjliggör också en ny typ av kommunikation med medborgare.

Vägen framåt

Investeringar i att skapa en ”myndighet som en plattform” kan förbättra hur tjänster skapas och levereras till medborgarna via samarbete och gemensamt skapande. Att möjliggöra för medarbetare i hela den offentliga sektorn att använda gemensamma verktyg och plattformar är grundläggande för att fostra en samstämmig approach för att skapa synergier som leder till kvalité och storskalighetsvinster. Insamlad, öppen och delad data är grunden till data-drivna beslut. Sammanfattningsvis är Informations och Kommunikations Tjänster, IKT, en del av lösningen på de stora utmaningarna Sveriges offentliga sektor står inför.