Våra tips för bättre digitala möten

Vi lever i en tid av förändring. När spridningen av coronaviruset eskalerar blir företag och organisationer världen över tvungna att agera snabbt. Allt fler företag stänger tillfälligt kontoren och vi avråds från fysiska möten.

Men hur gör man för att få verksamheten att rulla på när alla arbetar på distans och möten sker via digitala kanaler? Här delar vi med oss av våra bästa tips för att skapa virtuella möten som är lika effektiva och fyllda med arbetsglädje som de fysiska.

6. Var närvarande och aktiv under mötet! Ge dina kollegor full uppmärksamhet, precis som vid ett fysiskt möte.

7. Ljudet kan vara en irritationskälla vid digitala möten. Påminn deltagarna om att stänga av sina mikrofoner när det inte är deras tur att prata, för att inte störa mötet med eventuella bakgrundsljud. Säkerställ att ni har tillgång till bra headsets eller konferenspuckar för bästa möjliga ljudupptagning. 

8. Säkerställ att din presentation fungerar även för en mindre skärm. Trots avancerade tekniska lösningar kan det annars vara svårt att hänga med för den som sitter på distans.

9. Spela gärna in mötet och använd som mötesprotokoll, så slipper du vara beroende av ofullständiga anteckningar för att minnas vad som sades under mötet.

10. Virtuella möten ställer högre krav på tydlighet för att alla ska uppfatta det som sägs under mötet. Säkerställ att alla deltagare har samma tekniska förutsättningar att både se och höra varandra. Glöm inte att titta in i kameran för att ge deltagarna upplevelsen att du ”ser dem i ögonen” när du håller din presentation.

1. Bra uppkoppling är viktigast av allt vid distansarbete. Försäkra er om att alla deltagare har tillgång till bra internet även när de arbetar hemifrån, så slipper ni hackiga videoupptagningar där både ljud och bild försvinner. 

2. Tekniken är fantastisk - när den fungerar. Det är alltid bra att starta mötet några minuter före utsatt tid så att du och övriga deltagare har tid att få igång alla funktioner och testköra tekniken.

3. Slå på kameran vid videomöten. Även om mötet sker digitalt är det uppskattat att kunna se den vi pratar med. Det skapar mer personlig närvaro i mötet och deltagarna blir mer alerta när alla kan se varandra.

4. Se till att alla får komma till tals. Om du vet att några deltagare är mer tystlåtna, ställ frågor till dem specifikt så att alla fångas upp och får göra sina röster hörda.

5. Om din konferenslösning har en chattfunktion, använd den gärna som talarlista eller för att fånga upp frågor och kommentarer under mötets gång.