MENY

Support
Rådgivning
Äldre man med laptop i konferensrum.

Det digitala språnget

Pandemin blev en accelerator för förändring för SKB

På SKB var vanan vid digitala möten och distansarbete minimal. Nu har man arbetat hemifrån i snart ett år och tillägnat sig ovärderliga erfarenheter för framtiden. Teams, parat med Tele2 Företags bredband och mobila växel är navet i lösningen. 2020 var året då vi tog ett digitalt jättesprång. I alla sektorer, branscher och regioner har företag - små som stora, mogna som omogna - tvingats anpassa sig till ett arbetsliv utan fysiska möten. Att IT-drivna teknikföretag lyckades ställa om snabbt är en sak. Men även för mer traditionella verksamheter har processer, tekniker och rutiner fallit på plats. Pandemin blev startskottet för det digitala språnget. - Vi hade väldigt liten vana vid digitala möten och distansarbete. Vår grundfilosofi har varit att arbete är något vi gör på kontoret mellan 8-17. Det är bara där vi kan jobba på riktigt, berättar Claes Berglund som är Uthyrnings- och digitaliseringschef på Stockholms Kooperativa Bostadsföretag, SKB. Den inställningen fick vi naturligtvis snabbt omvärdera i våras, fortsätter han.

Skarpt läge över en natt

Våren 2020 hade SKB precis startat ett omfattande förändringsprojekt för att skapa ett flexibelt, aktivitetsbaserat kontor och digitala arbetsflöden. Egna rum med skrivbord, stora bokhyllor och papper i pärmar skulle ersättas av öppna ytor och kreativa utrymmen. Pappersrutiner skulle ge vika för dokumenthantering i datorn. - Syftet var att skapa en modern, mer flexibel kontorsmiljö som är attraktiv för nya medarbetare - och bryta ned silon som kom av att vi satt åtskilda på olika våningsplan, berättar Claes Berglund. De 60 medarbetare som hade suttit i samma lokaler på Drottningholmsvägen i 30 år skulle evakueras till ersättningslokaler och skolas in i nya rutiner och arbetssätt, steg för steg, enligt konstens alla regler. Så kom pandemin och hemgångskraven. Den planerade digitala omställningen kom i skarpt läge mer eller mindre över en natt när hela arbetsstyrkan fick ställa om till Teams-möten vid köksbordet. Projektet var igång, så alla var inställda på förändring, vilket var positivt. Men att förändringen skulle vara av den magnituden och komma så snabbt hade ingen räknat med, konstaterar Claes Berglund. - Vi var inte alls förberedda. Alla kollegor hade inte tillgång till bärbara datorer och leveranstiderna på nya datorer blev snabbt långa. Vi hade viss teknik på plats, till exempel Teams, men det hade vi tidigare bara använt för att chatta och fråga om dagens lunchplaner, säger han. Trots det började så gott som alla medarbetare jobba huvudsakligen hemifrån i mars 2020 och har gjort så sedan dess. Riktlinjen är och har varit minsta möjliga bemanning, vilket är liktydigt med ett fåtal personer på kontoret per dag. Vissa blev glada och tyckte det var spännande – andra var djupt skeptiska. Gapet som skulle överbryggas var både tekniskt och kulturellt, men efter omständigheterna fungerade det bra. Det djupt rotade pappersberoendet var inte så stort som befarat och att ha möten via video gick, efter en viss startsträcka, alldeles utmärkt. - Om inte pandemin hade kommit hade vi aldrig fått en så snabb omställning. Vi blev tvungna att hitta sätt att jobba, umgås och ha möten och det fungerade, säger Claes Berglund.

Teams och telefonväxel från Tele2 Företag

Microsofts videomötesprogram Teams parat med bredband från Tele2 Företag är navet i distanslösningen. Utan Teams - med Tele2 Företags koppling till datorer, mobiler och surfplattor - hade det inte fungerat, anser Claes Berglund. Det fanns ingen tid till omfattande utbildning initialt, men med gemensamma krafter gick det ändå snabbt att komma igång. - De mer erfarna fick lära upp dem som var mindre insatta och en av våra medarbetare skrev en Teams-manual som alla kunde använda, berättar han. För uppkoppling har SKB ett avtal med Tele2 Företag om KST (Kommunikation Som Tjänst) med fasta priser på samtal, sms och mms. Surfpotterna varierar mellan olika användare, men de kan enkelt justeras i Tele2 Företags självbetjäningsportal, Tele2 Service Online, TSO, utifrån behov. Det är mycket smidigt och något som görs emellanåt, berättar Claes Berglund. Det digitala arbetsflödet har stöttats fullt ut av en mobil växellösning frånTele2 Företag. - Medarbetarna vid vårt servicecenter har kunnat ta emot samtal och göra felanmälan oavsett var de befinner sig, hemma eller utomhus på promenad. Lösningen fanns sedan tidigare, men vi hade aldrig använt den. Det har fungerat jättebra!

Flytten går till molnet

En annan del av digitaliseringsprojektet, som varit till fördel vid omställningen till distansarbete, är migreringen av kontorsmiljön till molnet i form av Office 365 med MS Workplace, Sharepoint, OneDrive och Outlook-mejl på alla klienter. Det gör att alla får ut maximal kraft ur sina bärbara enheter och mobiler. Fastighetssystem och ekonomisystem är fortfarande kontorsfasta, men kommer att flyttas till molnet. I dagsläget hanteras servrarna i Tele2 Företag datacenter, medan uppkoppling sker via VPN. Att anamma ny teknik och rutiner är en sak. Men det nya arbetssättet ställer även nya krav på ledarskap. - Vi i ledningsgruppen fick utmana oss själva och våra tidigare tankar och föreställningar. ”Vi testar - det kanske fungerar via Teams” blev ett mantra. Och det gjorde det, säger Claes Berglund. Men naturligtvis finns också svårigheter. Vi-känslan och helhetsperspektivet är det som blir mest lidande på distans och det måste man jobba aktivt med som chef. - Det märker vi särskilt nu när det gått ett tag, det är lätt att glömma helheten och bli sittande med sitt. Vilket är ditt bästa verktyg för distansarbete? - Teams. Med kameran på. Jag ska erkänna att jag själv inte förstod varför kameran var så viktig i möten och samtal. Jag tyckte det kändes onaturligt och onödigt. Men jag har omvärderat och tycker att den tillför en extra dimension. Det blir också ett sätt att inkludera alla.

Vad tror du om framtiden efter pandemin? - Nu bygger vi ett fint nytt kontor och många längtar efter att få komma tillbaka och träffas. Men jag tror inte att vi kommer att jobba bara från kontoret framåt. En eller ett par dagar i veckan hemifrån tycker jag själv vore rimligt, men vi får se hur det blir. För många har det fungerat väldigt bra att jobba på distans, och de verkar vilja fortsätta. Frågan är i vilken utsträckning det är lämpligt utan att det går ut över energin och företagskulturen. Hur vi ska göra kontoret relevant och lockande igen, om det fungerar så bra att jobba hemifrån, det blir nästa stora fråga att ta tag i!

Ung kvinna i blå tröja sitter med mobil vid köksö.
Ung kvinna i blå tröja sitter med mobil vid köksö.

Lösningar

SKB har valt följande lösningar från Tele2 Företag:

SKB använder dessutom självbetjäningsportalen Tele2 Service Online (TSO).

Lösningar

SKB har valt följande lösningar från Tele2 Företag:

SKB använder dessutom självbetjäningsportalen Tele2 Service Online (TSO).

Ung man sitter med mobil och jobbar hemifrån.
Ung man sitter med mobil och jobbar hemifrån.

Ett mer effektivt distansarbete 

Att hitta lösningar för att bedriva verksamheten på distans är idag mer aktuellt än någonsin. Många företag väljer mobila lösningar där samarbetstjänster möjliggör att vi kan ha möten utan att behöva samlas på samma plats. Det sparar tid och pengar, och är dessutom positivt för miljön. Det går att arbeta och kommunicera mer resurseffektivt – samtidigt som man optimerar affärsprocessen.  Besök vår samlingssida för med inspiration, produkter och tjänster för ett effektivt samarbete i det hybrida kontoret. 

Ett mer effektivt distansarbete 

Att hitta lösningar för att bedriva verksamheten på distans är idag mer aktuellt än någonsin. Många företag väljer mobila lösningar där samarbetstjänster möjliggör att vi kan ha möten utan att behöva samlas på samma plats. Det sparar tid och pengar, och är dessutom positivt för miljön. Det går att arbeta och kommunicera mer resurseffektivt – samtidigt som man optimerar affärsprocessen.  Besök vår samlingssida för med inspiration, produkter och tjänster för ett effektivt samarbete i det hybrida kontoret. 

Tekniken är navet i framtidens arbetssätt

Med pandemin som accelerator har varje verksamhet tvingats återuppfinna sig själv med digitala förtecken. Kundmöten äger rum via online-kanaler, medarbetare jobbar på distans och nya, digitala produkter och affärsmodeller ser dagens ljus i en takt få trodde hade varit möjlig innan pandemin. Navet i omställningen är tekniken.

En studie från konsultbolaget McKinsey visar att de företag som lyckas bäst under pandemin är de som förmår ta vara på teknikens möjligheter och som har en företagskultur präglad av öppenhet och experimentanda. Tekniken får också kosta. Enligt samma studie är investeringar i teknik, teknisk kompetens och digitala initiativ den kostnad som ökat mer än något annat under pandemin.

Med pandemin som accelerator har varje verksamhet tvingats återuppfinna sig själv med digitala förtecken. Kundmöten äger rum via online-kanaler, medarbetare jobbar på distans och nya, digitala produkter och affärsmodeller ser dagens ljus i en takt få trodde hade varit möjlig innan pandemin. Navet i omställningen är tekniken.

En studie från konsultbolaget McKinsey visar att de företag som lyckas bäst under pandemin är de som förmår ta vara på teknikens möjligheter och som har en företagskultur präglad av öppenhet och experimentanda. Tekniken får också kosta. Enligt samma studie är investeringar i teknik, teknisk kompetens och digitala initiativ den kostnad som ökat mer än något annat under pandemin.

En stor del av de lösningar som kommit på plats förväntas bli permanenta. Och en tydlig skillnad är att allt fler ledare erkänner teknikens strategiska betydelse och fundamentala roll för verksamhetens fortlevnad.

Mest överraskande är snabbheten när det gäller att skapa digitala eller förbättrade kunderbjudanden. Men mest slående är övergången till distansarbete, som gick 40 gånger snabbare än man trodde var möjligt. Det tog i snitt elva dagar att få upp en fungerande lösning, något man innan pandemin bedömde skulle ta ett år. Källa: Mc Kinsey Quarterly: How COVID-19 is redefining the next normal operating model

En stor del av de lösningar som kommit på plats förväntas bli permanenta. Och en tydlig skillnad är att allt fler ledare erkänner teknikens strategiska betydelse och fundamentala roll för verksamhetens fortlevnad.

Mest överraskande är snabbheten när det gäller att skapa digitala eller förbättrade kunderbjudanden. Men mest slående är övergången till distansarbete, som gick 40 gånger snabbare än man trodde var möjligt. Det tog i snitt elva dagar att få upp en fungerande lösning, något man innan pandemin bedömde skulle ta ett år. Källa: Mc Kinsey Quarterly: How COVID-19 is redefining the next normal operating model