Workflow-automation skapar inte bara effektivitet utan även arbetsglädje

Automation handlar om att öka effektiviteten, minska kostnader och frigöra tid. Att automatisera Join–Move–Leave-processen (JML) är ett av de mest värdeskapande områdena inom hr och it - här berättar vi mer.

Automation har en lång och tydlig utveckling genom historien – från enkla mekaniska hjälpmedel till dagens ai‑drivna automation.

Automation har alltid handlat om att öka effektiviteten, minska kostnader och frigöra tid. Men vad vi automatiserar har förändrats. Från muskler, till repetitiva moment och idag även beslut och kunskapsarbete.

När människor slipper göra monotona uppgifter minskar risken för mänskliga misstag. Det ger:

• Stabilare kvalitet

• Spårbarhet i varje moment

• Standardiserade arbetsflöden

• Högre medarbetarnöjdhet

Mindre tid på monotona, repetitiva uppgifter betyder också mer tid för värdeskapande arbete.

Alternativ för automation

Det finns idag två olika typer av smart it-automation.

• RPA (Robotic Process Automation) används för att automatisera enskilda, repetitiva, regelstyrda uppgifter som vanligtvis utförs av en människa i ett användargränssnitt. Roboten imiterar mänskliga klick och tangenttryckningar i de olika systemen. Ett exempel kan vara att uppdatera journalsystem med standardinformation. En RPA‑robot är en specifik typ av bot som används för att automatisera administrativa uppgifter i verksamhetssystem.

• Workflow automation sker genom automation av hela processer med tydliga regler, samordning och systemintegration. Verksamhetens olika it-system kommunicerar med varandra på ett strukturerat sätt via systemens öppna API (Application Programming Interface).

I Sverige används RPA främst för att “täcka glappet” mellan befintliga, äldre it-system – medan workflow‑automation används för att bygga framtidens processer. I praktiken används ofta kombinationer av båda, till exempel workflow som startar en RPA-robot där ett API inte finns.

Hur workflow automation skapar värde hos Scania

Att automatisera Join–Move–Leave-processen (JML) är ett av de mest värdeskapande områdena inom hr och it, eftersom det påverkar alla medarbetare, hela tiden.

Manuella JML-processer är ofta tidskrävande och beroende av flera team (hr, it, säkerhet). Automation möjliggör att effektivt hantera konton, behörigheter, utrustning, behörigheter vid onboarding, offboarding och inte minst byte av roll under anställningen. Det ger också spårbarhet och audit-loggar för regelefterlevnad (till exempel GDPR), samt minskar risken för dataintrång.

Vi på Tele2 Företag har nyligen genomfört ett webbinarium där Robert Beiron, Manager Telecom Services, End User Productivity på Scania CV AB beskriver hur de automatiserat hanteringen av telefonitjänster för sina knappt 20 000 medarbetare.

– Förut hade vi beställningsflödet av telefonitjönster internt öppet mellan åtta och fem, men nu är det öppet dygnet runt året om. Dessutom har kvaliteten i all vår data höjts. Vi har inga fel i varken intern fakturering eller i våra användardata. Totalt sett har vi automatiserat manuella arbetsmoment motsvarande två till tre heltidstjänster. Det innebär att medarbetarna i mitt team nu får jobba mer med innovation och utveckling och lyfta sin egen kompetens. Det skapar inte bara högre effektivitet, utan även mer arbetsglädje, varje dag.

Vill du veta mer om hur din organisation kan automatisera hantering av telekomtjänster? Kontakta oss så berättar vi mer.