Skydda din arbetstid – slipp oönskade samtal utan att missa de viktiga

Som företagare förväntas du vara tillgänglig, effektiv och ge kunderna snabb service – men telefonen kan även bli en källa till störningar. Det handlar inte bara om att stoppa oönskade samtal, utan också att styra rätt samtal till rätt person, vid rätt tidpunkt – och samtidigt göra det enkelt för kunden att få hjälp. Med smart filtrering, automatiserade flöden och ai-baserade tjänster går det att skydda din arbetstid utan att missa viktiga samtal.

När telefonen stör mer än själva samtalet

Kanske känner du igen situationen - du sitter djupt koncentrerad med en krävande arbetsuppgift, eller är upptagen i möte. Samtidigt ringer telefonen - gång efter gång. Säljsamtal, spam, bedragare och återkommande kundfrågor som kan hanteras på annat sätt tar tid från det som verkligen behöver din uppmärksamhet.

Ett avbrott tar inte bara den tid som själva samtalet pågår. När du sitter med exempelvis en komplex beräkning, skriver ett viktigt mejl eller arbetar koncentrerat med en uppgift kan ett avbrott göra det svårt att återgå till fullt fokus.

Samtidigt vill du inte stänga ute kunder eller missa ett viktigt samtal.

Därför är målet inte att göra dig otillgänglig. Målet är att skapa en smartare väg in till företaget, där samtalen sorteras och hanteras utifrån vilka ärenden och kontakter som faktiskt behöver personlig service.

Det kan till exempel handla om att:

• släppa fram prioriterade kunder och kontakter direkt

• filtrera bort kända oönskade nummer och nummerserier

• styra samtal till rätt person eller grupp automatiskt

• låta enklare frågor hanteras genom självservice

• använda ai för att ta emot och sortera samtal innan de når en medarbetare

På så sätt kan du och dina medarbetare få mer sammanhängande arbetstid, samtidigt som kunder med viktiga eller mer komplexa ärenden får bättre och snabbare service.

Börja med att filtrera det du redan vet

En del oönskade samtal kan hanteras redan innan de når medarbetaren. Operatörerna arbetar exempelvis aktivt med att stoppa så kallad spoofing , där den som ringer försöker få det att se ut som att samtalet kommer från ett annat telefonnummer.

Men företag kan också skapa egna regler för vilka samtal som ska släppas fram.

I en företagsväxel går det exempelvis att blockera specifika nummer, nummerserier eller samtal från vissa länder. Det går dessutom att bestämma vad som ska hända när ett blockerat samtal kommer in. Det kan kopplas bort direkt, eller styras till ett meddelande som hänvisar den som ringer till exempelvis mejl eller en annan kontaktväg.

Det betyder att du inte behöver välja mellan att blockera störande samtal och riskera att missa något viktigt. Rätt utformade flöden kan i stället ge den som ringer en alternativ väg till företaget.

Filtreringen kan också användas åt andra hållet. Kända och prioriterade kontakter kan identifieras och styras direkt till rätt person eller grupp. På så sätt hamnar fokus där det gör störst nytta.

Låt mobilen göra en del av jobbet

En annan nivå av filtrering finns direkt i många mobiltelefoner. Din mobil kan exempelvis ha funktioner för att blockera nummer, tysta okända samtal eller skicka samtal vidare till röstbrevlådan. Detta är ett enkelt sätt för medarbetaren att själv minska störningarna – särskilt när problemet främst gäller det egna direktnumret.

Men för företag kan det vara klokt att tänka större än den enskilda mobilen. När många medarbetare upplever samma problem kan filtrering och samtalsstyrning i växeln skapa en mer enhetlig hantering. Då behöver inte varje medarbetare själv bygga upp sina egna lösningar.

Nästa steg: låt ai ta emot samtalet

Men alla samtal behöver inte längre besvaras av en människa för att kunden ska känna sig omhändertagen. Det riktigt intressanta händer när ai kommer in i telefonin.

Idag kan ai-baserade digitala receptionister kan fungera som en första kontaktpunkt för den som ringer. I stället för att mötas av en lång lista med knappval kan den som ringer beskriva sitt ärende med egna ord.

Den stora skillnaden jämfört med traditionella knappval är att ai-receptionisten kan förstå vad den som ringer faktiskt säger och menar, i stället för att kräva att personen väljer rätt alternativ i en meny.

Ai-receptionisten kan sedan styra samtalet vidare, till exempel genom att koppla vidare till en viss person eller hänvisa till självservice för enklare frågor. Det gör samtalsflödet smidigare för kunden och mer effektivt för företaget.

I ett exempel från webbinariet Skydda din arbetstid tog Tele2 Ai-receptionist emot information om den som ringde, noterade ärendet och skickade informationen vidare via sms och mejl. Medarbetaren behövde inte avbryta sitt arbete för att ta reda på vad samtalet gällde, utan informationen fanns redan på plats när det blev dags att återkoppla.

Ytterligare en styrka hos ai-baserad samtalshantering är att den kan vara tillgänglig dygnet runt och även hantera perioder med hög belastning.

Men ai ska därmed inte ersätta den personliga kontakten. Tvärtom bör tekniken användas för att se till att den mänskliga kontakten används där den gör störst skillnad.

Skydda arbetstiden – utan att stänga dörren

Att skydda din arbetstid handlar om att skapa en bättre balans mellan tillgänglighet och arbetsro.

För företaget kan det innebära ett mer effektivt arbetssätt där du och dina medarbetare kan ägna mindre tid åt samtal som inte kräver personlig service. För dig personligen kan det innebära färre avbrott och mer tid att fokusera på de arbetsuppgifter som kräver koncentration. För din kund kan det innebära snabbare hjälp, tydligare kontaktvägar och bättre service.

Med dagens teknik behöver du inte välja mellan att vara tillgänglig och få arbetsro. Genom att kombinera filtrering, smarta samtalsflöden och ai kan du skapa en lösning som gör båda delarna möjliga.

Är du nyfiken på hur Tele2 Ai-receptionist kan bidra till just din verksamhet? Vi hjälper dig att hitta en lösning som passar dina behov – välkommen att kontakta oss så berättar vi mer.