Hybridkontoret

Det nya arbetssättet är här för att stanna – så förbereder vi oss för framtiden 

Att jobba på distans har blivit vardag under pandemin. Nu förbereder sig företag och medarbetare på nästa steg i omställningen mot ett nytt arbetsliv – med ny teknik, mobila arbetssätt och hybridkontor som standard.  

Företag i hela världen har tvingats till snabb förändring under 2020. Oavsett verksamhet, vana och tidigare inställning har vi tvingats hitta nya lösningar och rutiner för att hantera kravet på fysisk distansering. Allt fler arbetar hemifrån, via digitala plattformar, hela eller delar av sin tid. Och ju längre tiden går, desto tydligare blir det att det arbetsliv som väntar oss inte kommer bli som förr.   

- Det vi kallar hybrida arbetssätt, eller hybridkontoret, ett upplägg där medarbetare delar sin tid mellan kontorsarbete och distansarbete och samsas i de fysiska och digitala rummen, är det vi och många med oss tror starkt på framåt, säger Viktor Wallström som är Kommunikations- och Hållbarhetschef på Tele2.  

Drivkrafterna är flera. Människor som har vant sig vid att arbeta hemma - och märkt att det är möjligt - förväntas inte vilja gå tillbaka till en strikt ordning med fem dagar på kontoret. Rekryteringsföretag vittnar om att arbetssökande allt oftare sätter som krav att friare kunna styra när och var de arbetar. Företag å sin sida vädrar fördelar i form av sänkta trösklar för behovsstyrd arbetskraft, lägre hyreskostnad när färre går till kontoret och nöjdare, mer motiverade medarbetare. 

- Tekniken har funnits länge, men vi ser att fler vill kunna arbeta under flexibla former framåt. Även medarbetare som tidigare har värjt sig mot distansarbete vill fortsätta arbeta utanför kontoret ibland, nu när det märkt att det fungerar. Samtidigt är det tydligt att distansarbete inte passar allt och alla och att många saknar det sociala, säger Viktor Wallström.  

Viktor Wallström talar av egen erfarenhet. I likhet med de flesta på Tele2 har han arbetat primärt hemifrån sedan 12 mars 2020. Han lutar sig också mot de studier som Tele2 och Sifo låtit genomföra under våren och hösten för att kartlägga det nya arbetslivet under pandemin. Av den senaste rapporten Det hybrida arbetslivet som släpptes 7 december framgår de långsiktiga effekterna tydligt. 

Distansarbete i Sverige har ökat med hela 400% sedan i februari 2020 - från 14 % till 60 %. Sex av tio personer säger sig vilja jobba mer på distans än de gjorde innan, när restriktionerna släpper - två dagar i veckan närmare bestämt. ​Tekniken fungerar, uppkopplingen håller, man har hittat lämpliga mötesformer och farhågor om att människor skulle bli mindre effektiva och produktiva har kommit på skam. Tvärtom vittnar många om att effektviten ökar när de jobbar koncentrerat i hemmiljö.    Samma optimism gäller dock inte motivationen och teamkänslan. Även om många uppskattar friheten i att styra sin tid och obefintligt pendlingsavstånd till arbetet är det tydligt att något saknas. I studien anas en tilltagande längtan till mer normala arbetsformer - en riktig kontorsplats, fysiska möten och småprat vid kaffemaskinen. Något färre är positiva till distansarbete än i våras och fler har valt att gå tillbaka till kontoret en eller ett par dagar i veckan om det är möjligt.  

- Det är inte konstigt, jag har själv haft svårt att förlika mig med hemarbete i så hög utsträckning som det varit fråga om. Jag får mycket av min energi från sociala kontakter och det saknar jag, säger Viktor Wallström. 

Att den hybrida modellen lockar både företag och medarbetare är begripligt, då den gör det möjligt att växla mellan distans- och kontorsarbete utifrån önskemål och behov. Frivillighet när det gäller val av arbetssätt är en nyckelfaktor för motivation, vilket framgår tydligt i rapporten. 

Hybridmodellen för dock även med sig utmaningar. Teknik, rutiner, dokumentation och ledarskap måste fullt ut anpassas för att hålla i längden.

Att kontorsapplikationer, telefonväxlar och lagring har flyttat till molnet är en avgörande möjliggörare. Tillgången på rikstäckande bredband en annan. Men tydligast märks mognaden i förhållande till videokonferenser. Program som Zoom och Teams är själva sinnebilden för arbetslivet 2020. För ett år sedan hade få prövat. Nu rullar videomötena från morgon till kväll - och kameran är på.  

- Världens största experiment inom distansarbete, kallade CNN de som pågår nu. Det ska bli spännande att se vad som kommer härnäst. Det finns många lärdomar att dra, konstaterar Emelie Fågelstedt, som är digital strateg, och ofta anlitad expert på framtidens arbetsplats som medgrundare av nätverket Svenska Nomader. 

Emelie Fågelstedt har länge varit övertygad om att distansarbete och flexibla arbetsformer kommer att bli mer accepterade i framtiden, bland både arbetsgivare och medarbetare. Hon har drivit frågan aktivt. Ändå blev hon förvånad över kraften och omställningsviljan i alla läger, när det gällde. 

- Att det skulle gå så fort och komma på så bred front som vi har varit tvungna till, det kunde jag inte föreställa mig, säger hon. 

De senaste veckorna har amerikanska teknikjättar som Google och Facebook, gått ut med att medarbetarna förväntas stanna hemma till sommaren 2021. I Sverige har speljätten Paradox Interactive låtit meddela att de ställer om till en hybrid arbetsmodell fullt ut. 

Men även företag där distansarbete och flexibla arbetsupplägg tidigare varit ovanligt eller otänkbart har anpassat sig och planerar för en fortsättning. I en amerikansk undersökning från säkerhetsföretaget Radware, gjord bland 260 höga chefer i september, svarar 80 % att de anställda kommer att arbeta minst en fjärdedel av sin tid på distans i framtiden.  

Samma tendenser märks i Sverige. Även offentliga verksamheter och mer traditionella bolag har lyckats få till alla pusselbitar. De har hittat de IT-system, videokonferenslösningar, VPN, säkerhet och rutiner som behövs och gör gemensam sak med teknikbolagen, konstaterar Emelie Fågelstedt. 

- Allt kanske inte flöt perfekt från dag ett, men ändå tillräckligt bra, säger hon. 

Rutiner, ledarskap och processer som håller i längden blir som nämnts utmaningen framåt. Avgörande är också att få till rätt mix mellan det fysiska kontoret och hemkontoret, så att inte bara effektivitet utan också innovation, utveckling, social samvaro och teamkänsla säkerställs. Tekniskt måste alla lösningar fungera lika bra på kontoret som hemma och i blandade team.  

- Att alla jobbar på distans eller att alla jobbar på kontoret är enklare. Det är när halva styrkan sitter tillsammans på kontoret, medan andra halvan kopplar upp sig utifrån som det blir svårt. Tekniskt fungerar det, men för teamen kan det vara utmanande, konstaterar Viktor Wallström.

Det står idag klart att den värld som möter oss på andra sidan pandemin är en annan än den vi lämnade. De erfarenheter vi tillägnat oss kommer ligga till grund för ett nytt arbetsliv. 

- Vi kommer inte gå tillbaka till hur det var. Nu måste vi anpassa oss till något nytt, planera för nästa steg och hitta en väg framåt som fungerar för alla.  Då kommer det bli en verklig utmaning för cheferna att få ihop det, när alla behov och viljor ska synka, säger Emelie Fågelstedt. 

Vissa kommer vilja fortsätta med att jobba hemma. Andra inte. Vissa kommer vilja gå tillbaka till kontoret. Andra inte. Det enda vi vet säkert är att utvecklingen fortsätter. 

- Vi kommer att få se andra upplägg för hybridkontor och hybrida arbetssätt än de som finns idag. På ett sätt är det här något av det mest demokratiska som hänt. Alla står inför samma utmaningar, avslutar Emelie Fågelstedt. 

Vad är hybridkontoret?

Hybridkontoret är den arbetsmodell som vi sett växa fram under pandemin och som förväntas bli allt vanligare. Ett upplägg där blandningen av distansarbete och kontorsarbete i olika doser är det nya normala och där gränsen mellan fysisk och digital närvaro suddas ut.  

Modellen erbjuder fördelar i form av flexibilitet, frihet och kortare resor till jobbet när de stannar hemma. Det kan i sin tur ge vinster i form av minskad stress, högre livskvalitet och bättre möjlighet att förena arbetsliv och privatliv. Men det kan också skapa stress till följd av otydlig uppdelning mellan jobb och privatliv och avsaknad fysiska relationer.