Credit: Hector Rivas, Unsplash

Tillit, tydlighet transparens - så leder du det hybrida teamet

Distansarbete och hybrida arbetssätt är här för att stanna - även efter pandemin. Vad det innebär som ledare är en fråga många chefer brottas med när vi går in i 2021. "Det gäller att skapa rutiner som håller på sikt", säger Nathalie Dahmm, som är chef för Culture and Leadership på Tele2.  

2020 var året då vi lärde oss att arbeta på distans, men framtidens arbetsliv ser ut att tillhöra den flexibla "hybriden". Att friare kunna välja mellan distansarbete och närvaro på kontoret är något många önskar. Det visar Tele2s rapport Det hybrida arbetslivet som släpptes i december 2020, och som undersöker attityden till distansarbete bland 3 000 svenska tjänstemän.  

Med insikter inhämtade under pandemin står världens verksamheter väl rustade för nästa steg. Tekniken är på plats. Processerna har prövats. Nu när vi lärt oss arbeta effektivt från hemmakontoret finns egentligen inga större hinder för ett friare förhållningssätt till var arbete utförs.  

Därmed inte sagt att det blir enkelt.  

– En sak är att ställa om under en kris, en annan att hitta lösningar som är hållbara i längden, säger Nathalie Dahmm, som förutom att vara chef över Culture & Leadership även leder initiativet Future Ways of Working på Tele2.  

Det kommer att ställas höga och delvis nya krav på organisation och ledarskap för att det hybrida arbetslivet ska fungera fullt ut, menar hon. 

- Om det tidigare handlat om att få tekniken på plats och köra, gäller det nu att fånga upp lärdomar och skapa rutiner som fungerar på sikt.  

Tillit, tydlighet och transparens 

Tillit, tydlighet och transparens är avgörande principer för Nathalie Dahmm när det gäller ledarskap på distans. En viktig lärdom från det gångna året är att dessa traditionella ledaregenskaper blir ännu viktigare när man inte träffas fysiskt. 

 – Du måste lita på att dina medarbetare vill göra ett bra jobb även om de inte befinner sig på kontoret, du måste vara tydlig med vad som förväntas av dem och du måste vara transparent med mål, avsikter och beslutsvägar, säger hon. 

Och utöver det: kommunikation, kommunikation, kommunikation – i alla kanaler och betydligt mer frekvent. Det räcker inte att lägga ut något på intranätet och tro att alla är informerade, utan du måste stämma av att alla är med.  

Förankra företagskulturen 

Som ledare behöver du också arbeta ännu mer aktivt med att bibehålla och bygga företagskulturen, anser Nathalie Dahmm. Visst går det att hålla effektiva möten digitalt, men det sociala kittet och den dynamik som uppstår i en fysisk miljö är svårt att ersätta.  

På Tele2 har de drygt 2 000 medarbetarna arbetat i huvudsak hemifrån sedan den 13 mars 2020, vilket är betydligt längre än man hade föreställt sig. Enligt Nathalie Dahmm har det varit en lärorik tid för ett företag där kulturen är intimt knuten till det fysiska samspelet mellan människor.  

– Vi är ett värderingsstyrt företag, där personliga möten och den energi och riktning de ger spelar en viktig roll för vår identitet. Att överföra vår dynamiska kultur på distans är en utmaning.  

Nathalie Dahmm är chef för Culture and Leadership på Tele2

Ledare som lyssnar in 

Allt pekar på att distansarbete blir vanligare i framtiden, även i verksamheter där det inte tidigare förekommit. Men distansarbetet passar inte alla.  

– Det gäller att hitta rätt förutsättningar - att bestämma sig för vad man vill vara för typ av företag och vilka arbetsuppgifter som passar att utföra på distans respektive på kontoret, säger Emelie Fågelstedt som är digital strateg och rådgivare till företag och myndigheter inom distansarbete och framtidens arbetsplats.  

Hon anser att det hybrida arbetslivet behöver ledare som är inlyssnande och som förmår ta hänsyn till individers enskilda förutsättningar och behov. 

 – Både företaget och dess medarbetare kommer att ha olika önskemål och behov under olika faser. Det är något som ledare måste förhålla sig till. 

Vissa arbetsuppgifter kanske lämpar sig bättre för distansarbete, eller så är vissa dagar i veckan eller perioder under året att föredra. På samma sätt kan olika faser i livet lämpa sig bättre eller sämre för distans- respektive kontorsarbete för olika personer och roller. Som företag och ledare måste man hitta en lämplig policy - och säkerställa att alla vet vad som gäller och varför. 

Bra stöd i form av smidig uppkoppling, åtkomst till program, mötesverktyg och säkerhet är en självklarhet för att en hybrid arbetsmiljö ska fungera och medarbetarna må bra. Ett inlyssnande ledarskap gäller även förståelsen för det Emelie Fågelstedt kallar digital mognad och aptit. Människor behöver helt enkelt olika stöd, både vad gäller digitala verktyg och chefsstöd.  

–  Det gäller att få alla att känna sig bekväma och säkerställa att de har rätt förutsättningar att göra sitt jobb.  

Våga fråga 

Attityden till distansarbete på Tele2 har skiftat över tid. Från en första stolthet och energi över att det gick snabbt och smidigt att ställa om, till en tilltagande trötthet under hösten och vintern, där längtan efter sociala kontakter blir allt mer kännbar, berättar Nathalie Dahmm. 

– Även om många uppskattar möjligheten att arbeta på distans är måendet inte på topp. Vi kan se en tydlig svängning och tecken på att människor vill träffas fysiskt igen i våra medarbetarstudier, säger hon. 

Trenden avspeglas även i Tele2s rapport Det hybrida arbetslivet. Särskilt i gruppen yngre, under 34 år, börjar den fysiska distanseringen ta ut sin rätt. 

Som ledare är det extra viktigt att fånga upp hur medarbetare mår och gärna ta några extra hälsosamtal, påminner Nathalie Dahmm.  

– På kontoret märker du om någon slutar komma dit eller verkar må dåligt, men när alla jobbar hemma är det lättare att osynliggöra ohälsa.  

Det blir således viktigare att hålla koll. Men det är en fin balansgång.  

– Du måste stämma av att alla mår bra och gör sitt jobb, utan att de känner sig övervakade. Ge tillit och släppa taget, men också visa att du bryr dig. 

Uppmuntra medarbetarskap 

Några fördelar med distansarbete är friare arbetstider, kortare resor och möjlighet till livsbalans. Men det är också lätt att jobba för mycket eller vända på dygnet och fastna vid datorn i stället för att ta rast.  

Du kan leda till en viss gräns – kommunicera, stämma av och tillhandahålla verktyg, men ytterst måste alla ta sitt ansvar och göra jobbet, ta pauser, återkoppla och höra av sig om det uppstår problem, poängterar Nathalie Dahmm. 

–  Det är ett samspel. Inom Tele2 talar vi mycket om det vi kallar ”medarbetarskap” och tar fram digitalt utbildningsstöd för detta, säger hon. 

Hybriden lockar och utmanar 

Det flexibla hybridkontoret lockar många, men det innebär också utmaningar att ha delar av teamet på distans. 

Det räcker inte att utrusta en fungerande hemarbetsplats, även kontoret måste anpassas för att stödja hybrida arbetssätt och virtuella team. Program måste fungera lika bra och på samma sätt oavsett var medarbetarna befinner sig. Detsamma gäller för samtal, beslutsvägar och dokumentation. Här kommer återigen ledarskapet in i bilden. 

– Det kommer bli viktigt att ha en policy för beslutsfattande. Till exempel att beslutsfrågor inte får diskuteras om inte alla är med. Annars finns en risk att de som inte är på kontoret hamnar i döda vinkeln, menar Emelie Fågelstedt. 

Emelie Fågelstedt är digital strateg och rådgivare till företag och myndigheter inom distansarbete och framtidens arbetsplats

 – Om den dominerande kulturen är att alla är på kontoret, finns risk att de som jobbar på distans missgynnas och hamnar utanför det sociala livet, besluten och karriären, konstaterar hon. 

Vilken kultur ska styra? Hur fattas beslut? Hur går det med transparens och inkludering? Var hamnar makten i möten?  Hur chefen agerar är av avgörande betydelse, påpekar Emelie Fågelstedt. 

– Kanske måste hen ta ett aktivt beslut och visa vägen, och genomföra vissa möten helt på distans. Annars blir det indirekt en signal att det är bättre att närvara fysiskt. 

Kulturen levererar i längden 

Under de månader som gått har Tele2 fått ompröva sina kärnvärderingar och återuppfinna sig självt med hjälp av teknik ur den egna produktportföljen – som mobilt bredband, molnbaserad växel, VPN och videomöten. Produktiviteten hålls uppe, men det har visat sig att den fysiska dimensionen av kontoret – energin, dynamiken och arbetsglädjen i de fysiska mötena – är svår att ersätta i längden. 

–  Vi är flexibla och lösningsorienterade och omfamnar nya sätt att arbeta, men vi har också konstaterat att fysiska möten på kontoret är viktiga för oss och att de med all sannolikhet kommer att vara så även framåt, säger Nathalie Dahmm. 

–  Något vi har lärt oss genom omställningen är hur kreativa och flexibla vi är. Vår starka företagskultur har visat sig fungera när det gäller och både ledare och medarbetare lever den fullt ut. Det är enormt positivt och något vi tar med oss framåt.